Już jutro: EOIF - Elektroniczny Obieg Informacji w Firmie

Opublikowano: 06.12.2017r.

Marek Baran zaprasza na ostatnią w tym roku konferencję z cyklu "EOIF - Elektroniczny Obieg Informacji w Firmie"! Tradycyjnie już spotykamy się pod koniec roku w Trójmieście! Tym razem zapraszamy serdecznie 7 grudnia do Hotelu Novotel Gdańsk Marina. Wstęp wolny!

Elektroniczny Obieg Informacji

 

Czy ktoś pamięta szafy pełne dokumentów? Chyba większość z nas. Czy ktoś pracuje w miejscu, w którym szukanie dokumentów polega głównie na przerzucaniu sterty papierów? Ja znam przynajmniej jedno takie biuro. Bywam w nim w miarę regularnie i zastanawiam się, kiedy w końcu znikną te regały zawierajęce dziesiątki segregatorów.

 

Czas zmian

Zmiana sposobu zarządzania dokumentami odbywa się na naszych oczach. Ciągle jeszcze budzi nasze zdziwienie dokument w formie elektronicznej, ale to już się dzieje. W tym roku przeżyłem szok, gdy konsultant jednej z największych firm konsultingowych świata zamiast wyciągnąć z eleganckiej teczki papiery sięgnął po smartfona. W głowie mi się nie mieściło, że bardzo cenny i tajny dokument przechowuje w tak niebezpiecznym miejscu, jakim jest telefon. Tak jednak się zdarza. Dużo łatwiej jest włożyć plik do chmury i mieć do niego dostęp zawsze.

 

Sam to stosuję

Nie tylko doradcy firm konsultingowych trzymają dane w chmurze cyfrowej. Siebie też przyłapałem na tym, że coraz częściej notatki do moich artykułów  robię w… telefonie. Niby dziennikarz powinien mieć zawsze przy sobie notatnik, bo taki obraz wszyscy chyba mamy w głowach, myśląc o reporterze. Jednak ten obraz powoli zanika – coraz częściej także my, dziennikarze, wykorzystujemy nowoczesne media. Nasze notatki nie są zwykle tak cenne i poufne jak dokumentacja wielkich a nawet niezbyt wielkich firm. My nie potrzebujemy szyfrowanych połączeń i kontrolowanego dostępu do naszych treści. Systemy profesjonalne zapewniają duże bezpieczeństwo, co powoduje, że coraz większa liczba firm przechodzi na cyfrowy obieg dokumentów.

 

Repozytorium

Wszyscy chyba zgodzimy się, że kancelaria notarialna to instytucja, która musi dbać o bezpieczeństwo i poufność danych swoich klientów. Ja pamiętam jeszcze czasy, kiedy akt notarialny był pisany na maszynie do pisania i w przypadku jakiejkolwiek poprawki lub błędu – cała jego treść musiała być przepisywana. Te czasy już chyba minęły. Dzisiaj formatki zastępują żmudne procesy przepisywania treści typowych dokumentów, a znalezienie i zrobienie odpisu trwa małą chwilę. Oczywiście każdy dokument musi być zabezpieczony w taki sposób, żeby nie można go było poprawiać ani fałszować. Zabezpieczenia takie są dzisiaj już dostępne.

 

Papier

W polskim prawie chyba nadal jeszcze trzeba przechowywać dokumenty w formie papierowej. Ciągle jeszcze nie można zrobić skanu i traktować go jako dokument. Jednak warto mimo to zrobić cyfrową kopię, którą na co dzień można się będzie posługiwać a papierowe oryginały oddać do archiwum. Konieczne jest ich dobre oznaczenie, żeby dostęp do papierowej wersji był wygodny. Temu służą specjalne systemy archiwizacji.

 

Znikające pieczęci

Czy wyobrażacie sobie, że na ważnym dokumencie robicie sobie adnotacje dla Waszych pracowników? Wyobrażacie sobie, jak zareagowałaby pani z kontroli skarbowej, oglądając oryginał faktury VAT z informacjami, kto ma wydać towar, kto zrobić przelew, kto się spóźnia z zapłatą i kto wykonał zadania koleżanki na urlopie? A czy możliwe jest, żeby te wszystkie notatki zniknęły w ułamku sekundy? Takie rzeczy są możliwe tylko w elektronicznych wersjach dokumentów. Można w każdej chwili wydrukować zarówno fakturę w pierwotnej wersji jak i ze wszystkimi adnotacjami i elektronicznie naniesionymi cyfrowymi pieczątkami. Bardzo to wygodne – wszystko wiadomo.

 

Oszczędność papieru i czasu

Po co to w ogóle robić, skoro tak jak jest, działa poprawnie. Chodzi o oszczędności. Pewnie każdemu z nas zdarzyło się zgubić przynajmniej raz ważne wezwanie do zapłaty. Ważne jest, że mając elektroniczną kopię, mamy od razu dostęp do dokumentu, zawsze możemy go wydrukować, jeśli akurat taka forma jest nam do czegoś potrzebna. Papier wykorzystujemy jednak w ostateczności.

 

OCR

Kiedyś, żeby wpisać dane do bazy, trzeba było przepisywać żmudnie całe rzędy informacji z nazwą klienta, numerem konta, adresem i tak dalej. Dzisiaj wystarczy dobry program ze skanerem, żeby nie tracić na to czasu. Widziałem kilka lat temu takie cudo i nie wierzyłem własnym oczom. Inteligentny program potrafił znaleźć na przykład numer konta bez względu na to, w której części dokumentu on się znajdował. Takie rzeczy już się dzieją i będziemy mogli je zobaczyć na konferencji Elektroniczny Obieg Informacji w Firmie.

 

Co nowego?

Sam nie wiem, co nowego zobaczę na tegorocznej odsłonie Konferencji. Z programu wynika, że ciągle liderami są te same firmy, ale zapewne mają nowe rozwiązania, którymi się z nami podzielą. Ale czy będzie coś dla naprawdę małych firm, które wyjątkowo dokładnie liczą każdą wydawaną złotówkę? Myślę, że tak. W przeszłości widziałem już rozwiązania chmurowe oparte o stały, comiesięczny abonament. Są też systemy otwarte, na bazie których samemu można stworzyć sobie sprawnie działający system. Może i w tym roku takie rozwiązania zobaczymy?

 

Początek grudnia

Dla większości małych i trochę większych dzieci początek grudnia to czas, kiedy czeka się na świętego Mikołaja. Ja od kilku lat mam inne skojarzenie. Właśnie w okolicach tego dziecięcego święta odbywa się w Gdańsku Konferencja Elektroniczny Obieg Informacji w Firmie. W tym roku będzie to dzień po mikołajkach, czyli 7 grudnia. Byłem na wszystkich dotychczasowych edycjach. Zawsze dowiadywałem się czegoś nowego i zawsze spotykałem ciekawych ludzi, z którymi warto porozmawiać.

 

Szum morza

Zwykle Konferencja Elektroniczny Obieg Informacji w Firmie odbywała się w hotelu w centrum miasta. Tym razem zawita do malowniczo położonego w Jelitkowie hotelu Novotel Marina nad samym morzem. Na początku trochę mnie to zmartwiło – mieszkam w Gdańsku i szum morza nie jest tym, co najważniejsze na konferencji, za to trochę dalej trzeba dojechać. Jednak po małym zastanowieniu doszedłem do wniosku, że to nawet lepiej. Zwykle „wyskakiwałem” w przerwie na kawę załatwić jakąś pilną sprawę. Tym razem nie jest to możliwe, więc nic mi nie będzie przeszkadzało. Moja przerwa na kawę zwykle przeciągała się na tyle, że traciłem przynajmniej jedną prelekcję. Tym razem niczego nie będę mógł „upchnąć” przy okazji – zobaczę wszystko. A tak lubię to robić najbardziej: być od początku do końca i nie spieszyć się z niczym innym.

Ja już czekam z niecierpliwością i wszystkim serdecznie polecam:

Konferencja Elektroniczny Obieg Informacji w Firmie, 7 grudnia 2017, początek godzina 9:00 Hotel Novotel Marina ulica Jelitkowska 20.

 

Marek Baran